2018 oct /26

Tres claves infalibles para ahorrar con tu planeación salarial

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Cuando se trata de realizar la planeación salarial en tu empresa, uno de los objetivos principales es descubrir formas de ahorrar dinero sin afectar directamente el pago a los colaboradores. Es un balance complicado y tiende a ser un tema de largo análisis, que relaciona a distintas áreas de la organización. Aunque cada empresa es diferente, por fortuna existen una serie de recomendaciones generales que pueden hacer la diferencia al entregar un balance entre el sueldo de los empleados y el dinero de la compañía.

Para empezar, definamos a qué nos referimos cuando hablamos de planeación salarial: se trata de tomar en cuenta todos los pagos que se deben realizar a nombre de un colaborador por su trabajo en la compañía, encerrando figuras como las prestaciones de ley, auxilios, salud, pensión, parafiscales, etc. Con esa información debes definir todos los gasto que deberá pagar la organización por la nómina.

Aunque el salario puede ser una cifra compleja de alterar (puede generar descontento entre la fuerza laboral), las claves que te presentaremos a continuación te evitarán cualquier problema, mientras nutres la compensación laboral con diferentes estrategias.

1. Identifica los pagos que no constituyen salario

Nuestra primera recomendación es que identifiques qué compensaciones pueden pasar por no salariales y, por lo tanto, evitar aumentar lo que paga la empresa por parafiscales, prestaciones y demás figuras.

Según el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, la llamada “no habitualidad” de la entrega de una compensación es clave para hacerla pasar por no salarial. Esto incluye muchos tipos de bonificaciones, incentivos y reconocimientos.

El mencionado artículo agrega:

  • Sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador”. El concepto de “mera liberalidad” significa que se entrega por decisión del empleador, sin responder a nada en particular y es 100% voluntad e iniciativa de la empresa.
  • Primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria”.
  • Lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes”. En este punto algunos podrían debatir que la dotación entraría en esta categoría. Puede ser cierto, pero aun así es un gasto extra para el empleador que no responde a ningún porcentaje del sueldo.
  • Ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad”.

Este último punto es el más importante, pues aunque exista habitualidad, periodicidad e incluso no sea por mera liberalidad, muchos pagos pueden definirse como no salariales sí tanto empleado como empleador lo acuerden. El código sustantivo permite ese tipo de pactos en los contratos, transformando beneficios y bonificaciones en no salariales. Ese acuerdo debe estar dispuesto expresamente.

¿Qué puede acordarse para ayudar a aumentar la compensación del trabajador pero reducir gastos para la empresa?:

  • Bonos y tarjetas de alimentación.
  • Bonos y tarjetas para adquirir vestuario (dotación de ley).
  • Primas extralegales.
  • Primas de vacaciones.
  • Primas de servicios
  • Primas de navidad.
  • Habitación.
  • Auxilio de transporte.

2. Aprovecha las bonificaciones

Si tu empresa entrega bonificaciones y gratificaciones ocasionales no tendrá que considerarlas como salario del empleado. Tampoco si lo acuerdas expresamente con el trabajador, permitiendo que sean periódicas (cada mes, semestre, etc). Esta es una buena estrategia para aumentar el pago que recibe el empleado sin sumar costos extra.

Por lo anterior es recomendable que todo lo pactado sea parte del contrato, con esto los departamentos de recursos humanos pueden planear de forma correcta estrategias de bonificación, sin caer en situaciones que pueden acarrear nuevos gastos de nómina.

3. Encuentra ventajas en el entorno tributario

Alejándonos de los Artículos del Código Sustantivo del Trabajo, pasemos a revisar el artículo 387-1 del estatuto tributario, donde se trata el tema de pagos por concepto de alimentación.

¿Qué dice el artículo? Realizar pagos en especie usando bonos o tarjetas es deducible para el empleador y no es considerado salario para el trabajador. Por lo tanto, estos pagos en especie no tienen retención en la fuente para la empresa que los compra. Esto es un factor atractivo para los departamentos de recursos humanos y administrativos, que pueden reducir costos, recompensar más y tener una opción para optimizar la planeación salarial.

El mencionado artículo señala:  

ARTÍCULO 387-1. Disminución de la base de retención por pagos a terceros por concepto de alimentación. Los pagos que efectúen los patronos a favor de terceras personas, por concepto de la alimentación del trabajador o su familia, o por concepto del suministro de alimentación para estos en restaurantes propios o de terceros, al igual que los pagos por concepto de la compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos del trabajador o su familia, son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador”.

Usa estas claves para crear una estrategia de ahorro que afecte de manera positiva la planeación salarial de tu empresa. Recuerda que mucho de lo aquí expuesto requiere que hagas pactos con tus fuerza laboral, comunicando correctamente los beneficios que quieres entregarles.

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