2018 ago /24

¿Qué debe saber un gestor de flotas?

gestor de flota

La gestión de flotas es un área que hace parte de cualquier empresa cuyo objetivo sea transportar (o donde esta labor hace parte de las tareas que requiere su modelo de negocios). Esta tarea incluye un amplio grupo de labores con sus propias dinámicas, que deben ser dominadas por el llamado gestor de flotas de la empresa ¿Qué debe saber esta figura?

La gestión de flotas se refiere a la administración y logística de un conjunto de vehículos, lo cual incluye desde el mantenimiento de los automotores hasta el manejo de los conductores. Es un campo amplio y las siguientes son las cosas que debe conocer quien desarrolle el cargo:

Selección y adquisición de vehículos

El gestor debe decidir la cantidad y tipo de vehículos que harán parte de la operación. De ello dependen otras elecciones: ¿se comprarán los camiones/carros? ¿se alquilan? ¿con qué marca? Etc. Lo anterior incluye conocimientos en el estado y precios de la industria y la depreciación de los vehículos que serán adquiridos.

Como afirma la compañía especializada GeoTab, esas decisiones deben estar enfocadas en reducir costos sin afectar la calidad de la operación, resolviendo dudas como:

  • ¿Qué labor hará el vehículo?
  • ¿Cuánta carga necesita mover?
  • ¿En qué geografía se movilizará?
  • ¿Cuál es su gasto de combustible?

Mantenimiento de la flota

Una flota en óptimas condiciones es necesaria para mantener la operación funcionando sin contratiempos. Asegurar ese escenario es tarea del gestor de flotas, quien debe diseñar programas para prevenir problemas y para solucionarlos. Lo anterior incluye un amplio grupo de factores a monitorear: el tipo de mantenimiento requerido por vehículo, las condiciones geográficas donde será usado, el tipo de terreno que recorrerá y las horas de uso.

Con esa lista clara, el gestor de flota puede encargarse de coordinar el mantenimiento (ya sea en un taller propio de la empresa o buscando aliados externos) y la asistencia que necesiten los vehículos.

Control y ahorro de combustible

Como parte del mantenimiento de la flota, se desprende el control de combustible, uno de los puntos más importantes cuando se habla de optimizar gastos: el gasto en combustible representa cerca del 30% del presupuesto dedicado a la gestión de flotas.

La cifra es importante y por lo tanto un gestor busca cómo ahorrar, centrándose tanto en la compra como en el uso eficiente del combustible. Para lograrlo puede recurrir a diferentes estrategias:

  • Implementar prácticas de manejo entre los conductores.
  • Monitorear el uso de combustible.
  • Definir protocolos de seguridad para evitar el robo de combustible.
  • Crear tratos con distribuidores.
  • Optimizar rutas.
  • Definir procesos de compra (en las estaciones de servicio).

La optimización del uso de combustible no se limita a las tareas listadas, pues el uso de nuevas tecnologías exige buscar estrategias que se adapten a las necesidades del mercado y diferentes industrias.

Monitoreo y optimización de rutas

Como señala Finances Online, monitorear las actividades de una flota requiere analizar informes diarios, semanales y mensuales sobre el rendimiento de la misma en diferentes aspectos: tiempo de ralenti, velocidad, tiempo de conducción, distancias, etc. Los datos pueden ser manejados por un software especializado, que en algunos casos genera información en tiempo real sobre:

  • Carga.
  • Tiempos de parada.
  • Desvío de rutas.
  • Control puntos de interés.
  • Alertas de entrada y salida de zonas específicas.
  • Horarios de llegada y de salida.
  • Horario de paradas permitidas.
  • alertas automáticas.
  • Funciones para el control y calidad en la conducción de los empleados.

Toda esta información debe ser interpretada por el gestor de flotas para coordinar el funcionamiento óptimo de la operación, lo cual puede influir en el manejo de empleados, el diseño de mejores rutas, la búsqueda de tratos comerciales, etc.

Apoyar programas de seguridad

Los accidentes se traducen en costos, justamente el factor que un gestor de flota debe reducir; por lo anterior, es lógico que haga parte de diferentes programas de seguridad, que incluyen el mantenimiento de vehículos y la conducción responsable de los mismos.

El gestor de flotas debe apoyar la implementación de buenas prácticas que impulsen la seguridad y también puedan ser aplicadas para optimizar la operación (como es el caso del gasto de combustible).

Como puedes notarlo, un gestor de flota realiza un amplio y complejo grupo de tareas, donde las herramientas digitales pueden hacer la diferencia. ¿Quieres conocer una solución de este tipo? ¡Da clic en el botón para saber más!

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