2019 abr /10

Información de Nivel 3, el camino para el verdadero control de gastos

Control de gastos-1

La información es clave para tomar decisiones que realmente generen impacto. Entre más profundo es el conocimiento que tenemos de las acciones de nuestra empresa, más bases reales poseemos para encaminarla hacia el horizonte que queremos. En la actualidad, la forma de lograrlo es a través de sistemas digitales en línea con respuesta en tiempo real. 

Para un gerente de flotas, la información recogida en sus procesos es el insumo que le permitirá darse cuenta de qué está haciendo bien para fortalecer el proceso y en qué está obrando de forma inadecuada, para corregirlo. En tanto no utilice un verdadero sistema de control, no tendrá la posibilidad de saberlo.

Actualmente en el mercado existen varias herramientas que permiten gestionar el consumo de combustible de cada vehículo que integran una flotilla. Las diferencias están basadas principalmente en el nivel de información que proveen, pues la mayoría funcionan con vales electrónicos o tarjetas de crédito corporativas.

La información que proveen cada solución puede ser distinta:

  • La información tipo Nivel 1 ofrece detalles básicos, como las tarjetas débito: fecha de la compra, nombre del sitio donde se hizo y costo.
  • La información de Nivel 2 ofrece detalles del establecimiento, impuestos e intereses de la transacción y la clase de combustible que se está adquiriendo, similar a las tarjetas de crédito.
  • La información de Nivel 3, ofrece la información del conductor y el vehículo, categoría y descripción del producto, lectura del kilometraje y el costo por kilómetro.

¿El objetivo de un buen sistema? Entregar información de Nivel 3

Sin la información de Nivel 3, la labor del gerente de flotas se hace mucho más dispendiosa: debe ocupar más recursos y tiempo para auditar el gasto. Además, al tener datos tan relevantes como la identificación del conductor puede establecer patrones de consumo y podrá tomar decisiones con respecto a todos los vehículos.

También deben tenerse en cuenta los beneficios que se pueden conseguir a nivel de control de fraudes o mal uso del producto por el registro detallado de cada uno de los movimientos.

Más allá de los acuerdos que se realicen con las estaciones de servicio y el plan que se establezca con los operarios de la flota de vehículos, garantizar la existencia de una red digital que provea datos de nivel 3, es lo verdaderamente esencial para lograr un control de gastos efectivo que genere mejor productividad.

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