2015 oct /19

El kit de carreteras que tu flota necesita

Flotas de transporte

Cuando llevamos un automóvil al taller, la información que le damos al mecánico es clave para encontrar dónde están las fallas que no permiten que funcione de manera adecuada. Así mismo, los detalles sobre el funcionamiento de una flota son indispensables para aprovechar su rendimiento al máximo.

Una flota de transporte no solo necesita buenos vehículos y excelentes conductores para ser rentable. Es importante considerar algunos factores que pueden ayudarnos a identificar posibles fuentes de pérdida de dinero al momento de administrar vehículos de transporte.

Este es el TOP 5 de aspectos indispensables que debes tener en cuenta para llevar en tu kit de carreteras:

1. Eliminar el riesgo de compras no autorizadas:

Darle a tus conductores dinero en efectivo para cubrir sus gastos es entregarles una responsabilidad compleja, pues no solo deben entregar facturas en papel, sino que también deben hacer las veces de administrador y contador para posteriormente devolver montos medianos o pequeños que son difíciles de manejar.

Esta práctica puede generar inconvenientes para los conductores, puesto que al no tener un sistema de control adecuado, es posible que utilicen el dinero para compras diferentes al pago de combustible para su vehículo.

2. Reportes sobre el desempeño de conductores y vehículos:

Contar con indicadores par medir la gestión tanto de los conductores como de los vehículos es de gran ayuda para optimizar la operación de tu flota. Tener acceso a la información de forma fácil y rápida, puede marcar la diferencia entre detectar inconvenientes a tiempo o sufrir pérdidas económicas.

Al contar con la posibilidad de consultar la información de cada conductor y cada vehículo de la flota, es posible hacer comparaciones que ayuden a evaluar el desempeño general para de esta manera implementar planes de acción cuando las cosas no funcionen de acuerdo a lo esperado.

3. Reducción de costos y tiempo de procesamiento de papeleo:

Sumar una a una las facturas y comprobantes de papel puede ser un verdadero dolor de cabeza. Sin importar que tan ordenado puedas ser, tramitar cada factura de forma manual no solo puede ser una tarea dispendiosa, sino que también puedes correr el riesgo de cometer errores que se traduzcan en posteriores reprocesos.

Hacer este proceso de manera digital puede ahorrar muchas horas de tu esfuerzo y posibles malentendidos o fallas, por lo que es recomendable buscar cualquier tipo de herramienta que te ayude a llevar un control más efectivo.

4. Reducción de costos del desplazamiento de la flota:

Contar con pocas fuentes de abastecimiento puede ser beneficioso si únicamente se tienen en cuenta factores como la familiaridad y la confianza que se obtiene al tener un único proveedor. Sin embargo, es importante considerar que cada uno de los desplazamientos adicionales que realiza un conductor al no contar con una red adecuda, hace que gota a gota se incrementen los costos de manera considerable.

Es importante contar con un aliado estratégico que brinde a tu empresa y a tus conductores una red amplia de estaciones de servicio que te permita planear los recorridos de los vehículos para reducir los tiempos y distancias de desplazamiento.

5. Uso de tarjetas recargables:

Los imprevistos, son un tema bastante importante cuando se trata de transporte de bienes o pasajeros. Contar con un sistema de tarjetas que puedan recargarse e incluso, que permitan trasladar saldo entre ellas, puede ser una buena forma de controlar algunos inconvenientes comunes a la hora de realizar largos viajes.

Entregar a tus conductores una de estas tarjetas puede ser un factor diferencial a la hora de distribuir tus presupuestos de forma más adecuada además de brindarles un "seguro extra" que les ayudará a no quedar desamparados en medio de la carretera y les transmitirá una mayor tranquilidad.

Cuando pienses en tu kit de carreteras, no te limites a lo básico. Ve más allá y logra que tu inversión y esfuerzos den fruto utilizando diferentes herramientas que estén a tu alcance y el de tus conductores; puedes lograr grandes ahorros si empiezas a tener mayor control de tus activos.

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