2018 may /17

Cómo controlar de forma más efectiva el gasto de combustible de tu flota

gasto de combustible

Ahorrar en la compra de combustible es clave para controlar los gastos de administración y mantenimiento de flotas. Para lograrlo existen diferentes aproximaciones, desde la forma en que sus conductores manejan, hasta la misma capacidad ahorradora que pueden tener los vehículos desde la fábrica. En este texto abordaremos un tema que, generalmente, se deja desatendido y puede transformarse en el secreto para controlar el gasto de combustible: la forma en que sus empleados lo adquieren.

¿Qué pasa si tu empresa opta por entregar dinero en efectivo a los conductores para que estos realicen el abastecimiento de combustible? En una respuesta corta: podrías estar cometiendo un error. Aparte de ser difícil de administrar, es un método que abre la puerta al fraude y el robo de dinero y gasolina.

Una destacada gestión de combustible exige un control de gastos adecuado, algo que el dinero en efectivo no permite, a menos que realizes una monitoría muy rigurosa o te tomes mucho tiempo para construir una cultura organizacional. ¿Puedes estar totalmente seguro de lograrlo? Hazte primero esta serie de preguntas:

  • ¿Es posible comprobar el abastecimiento exacto que realiza un vehículo en todas las estaciones de servicio?
  • ¿Puedes estar seguro que el conductor usó todo el dinero sólo para adquirir combustible?
  • ¿Tienes certeza que estás entregando la cantidad de dinero adecuada siempre?

Lo anterior se reduce a una duda más: ¿puedes estar presente frente a cada transacción? La respuesta es no. Como administrador de flota no eres omnipresente y por lo tanto debes encontrar sistemas de control, así que empieza por la forma en que tus colaboradores compran el combustible.

Las ventajas de usar tarjetas especiales para adquirir combustible

En el mercado existen servicios que ofrecen una alternativa a entregar dinero en efectivo para el abastecimiento de gasolina. Se trata de tarjetas especiales para la compra únicamente de combustible, donde el control del gasto es la bandera más interesante:

- Tiempos claros: con el uso de tarjetas es fácil rastrear el día y hora en que se realizó la compra de combustible. El sistema que las soporta entrega información exacta que sirve para mapear de forma precisa los gastos.

- Control del conductor: cuando se trata de evitar el fraude, el conductor es el eslabón más débil de la cadena. Con una tarjeta puedes estar seguro de cuándo y dónde sucedió una transacción, así como la cantidad de dinero que fue usada.

Con lo anterior no dependes de la información que entrega el colaborador, en cambio tienes a la mano datos exactos para medir y optimizar de mejor forma tu operación.

- Alianzas: las tarjetas que se usan para adquirir combustible generalmente están soportadas por alianzas con empresas dueñas de estaciones de servicios. Estas alianzas significan una red de confianza que soporta tu operación y puede facilitar la planeación inteligente de rutas.

- Ahorro de dinero: si posees la información de cuándo y dónde se realiza un abastecimiento, así como el dinero gastado, el ahorro de dinero empezará a ser evidente. Evitarás el fraude que permite el efectivo y podrá realizar una administración exacta de los recursos.

- Optimización de recursos: Con los datos correctos puedes identificar oportunidades para repartir mejor los recursos dentro de tu operación. Esto incluye descubrir qué vehículos y rutas necesitan más combustible que otros (y por lo tanto invertir más dinero).

- Administración simple: la entrega de dinero en efectivo no es sencilla ¿alcanza lo que se entrega? ¿el conductor devuelve el monto exacto que sobra? Las tarjetas eliminan esas dudas y permiten que el área administrativa no se complique con demasiadas variables a la hora de asignar un monto a cada conductor.

 

Estos atributos presentan una clara ventaja de las tarjetas frente al efectivo cuando se trata de ahorrar combustible y realizar una mejor administración de flotas. ¿Quieres conocer una oferta que ofrece esto y más? Te invitamos a dar clic en el siguiente botón y aprender todo sobre Wizeo.

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