2018 ene /24

Bonos y tarjetas de gasolina: la solución para el auxilio de rodamiento

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Mantener control sobre los gastos de la empresa es una estrategia clave para ahorrar. Cuando conoces cómo se están usando los recursos de tu organización, es más fácil planear de forma inteligente el presupuesto mes a mes. Entre los diferentes gastos que requieren esa atención, está el auxilio de rodamiento que ofreces a tus trabajadores, el cual puede generar dolores de cabeza si no se trata correctamente.

Proporcionar el auxilio de rodamiento a un nutrido grupo de trabajadores que usan sus propios vehículos para realizar sus labores, puede tornarse en una fábrica de gastos innecesarios si no mantienes un control riguroso ¿la clave? Dejar de lado el manejo de efectivo y facilitar el proceso con bonos y tarjetas.

Controle el uso del auxilio de rodamiento

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El uso de dinero en efectivo para suplir el auxilio de rodamiento de tus empleados puede ser contraproducente por varias razones:

El monto correcto, siempre: adjudicar el valor real de gastos en efectivo puede generar malos cálculos y pequeñas pérdidas por vehículo. Cuando el funcionamiento de tu empresa depende constantemente de ese tema, esos pequeños errores se suman para volverse en grandes pérdidas. Con el uso de bonos y tarjetas puedes controlar de forma exacta esos gastos, ya sea por trabajador o por sede.

- Facilita el manejo administrativo: controlar un número determinado de bonos y tarjetas es mucho más fácil que controlar diferentes sumas de dinero. Dale un descanso a tu departamento administrativo y contable presentando una alternativa mucho más fácil de repartir.

- El auxilio correcto en las manos correctas: Los bonos y tarjetas pueden personalizarse para que sean usados únicamente por el trabajador elegido. Así evitas que sean transferidos (o en el peor caso sean negociados de forma secreta, lo cual se transforma en una perdida para la empresa.

- Asegura el uso: si entregas el auxilio de rodamiento en efectivo corres el riesgo que sea usado de forma indebida o para tareas que no ha sido destinado. Los bonos o tarjetas aseguran que el auxilio se use de forma correcta.

Facilita la vida de tu trabajador

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Ofrecer beneficios a tus empleados tiene un objetivo claro: hacerles la vida más fácil. Con ello les quitas cargas y preocupaciones que impiden que desarrollen su trabajo cómodamente, por lo tanto, impulsa la motivación y la retención laboral.

Manejar dinero en efectivo de la empresa y el control que requiere por parte del área administrativa no es el proceso favorito de nadie. Tampoco las restricciones que puede generar en su uso. Pero los bonos y tarjetas pueden solucionar esas molestias generalizadas:

Reduce riesgos: movilizarse con dinero en efectivo de la empresa es un riesgo para los trabajadores. Usar bonos y tarjetas reduce ese riesgo, dado que son recursos personalizados y de uso controlado, por lo tanto, son menos atractivos para terceros.

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-  Adiós a los convenios restrictivos: para ahorrar dinero, algunas empresas realizan convenios con determinadas estaciones de servicio. Esto puede ser restrictivo, molesto y contraproducente, pues el empleado se ve obligado a dirigirse a una locación específica aun cuando esto vaya en contra de su ruta o labores del día.

- Una mayor red de servicios: los bonos y tarjetas permiten acceder a una amplia red de establecimientos que aceptan esta forma de pago, ya sea para abastecer de gasolina los vehículos o realizar servicios de mantenimiento general.

- Más allá de solo combustible: los bonos y tarjetas no están atados a usarse únicamente en combustible (como si lo puede exigir el proceso administrativo del dinero en efectivo), en cambio pueden redimirse en servicios como mantenimiento, lavado general, sincronización, alineación, balanceo y mucho más.

Evita retención en la fuente

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Los bonos y tarjetas para suplir el auxilio de rodamiento son aplicables bajo el concepto de medios de transporte, según el artículo 10 del decreto 535 de 1987. En este se especifica lo siguiente:

"No está sometida a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa.

Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio".

El artículo es una buena noticia para el control de gastos de tu empresa, pues asegura que el uso de bonos y tarjetas como auxilio de rodamiento no esté sometido a retención en la fuente. También señala que el auxilio no hace parte del salario del trabajador, reduciendo gastos tributarios.

Lo anterior es posible dado que son gastos que el trabajador usa para poder realizar su labor, ya sea movilizándose a otras sucursales, visitando clientes y proveedores o realizando diferentes labores fuera del área de la empresa.

La ley exige que haya un control de los pagos a través de pruebas documentales, que sean conservadas por la empresa para ser cotizadas como gastos propios de la organización. En este apartado el uso de bonos y tarjetas permite que el proceso sea mucho más simple para el departamento administrativo y contable.

El auxilio de rodamiento puede dejar de ser un dolor de cabeza, transformándose en un elemento que agregue a la motivación laboral y alivie fuentes de estrés para toda la organización, gracias a modelos que implementan bonos y tarjetas en vez de dinero en efectivo.

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