Información de Nivel III, el camino para el verdadero Control de Gastos

Oscar Benavides
13-ago-2015 3:13:06
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Flota de vehículos

La información es clave para tomar decisiones que realmente generen impacto. Entre más profundo es el conocimiento que tenemos de las acciones de nuestra empresa, más bases reales tendremos para encaminarla hacia el horizonte que queremos.

Para un Gerente de Flotas, la información recogida en sus procesos es el insumo que le permitirá darse cuenta de qué está haciendo bien para fortalecer el proceso y en qué está obrando de forma inadecuada, para corregirlo. En tanto no utilice un verdadero sistema de control, no tendrá la posibilidad de saberlo.

Actualmente, en el mercado, existen varias herramientas que permiten gestionar el consumo de la gasolina por parte de cada uno de los vehículos que integran una flotilla. Las diferencias están basadas principalmente en el nivel de información que proveen, pues la mayoría funcionan con vales electrónicos o tarjetas de crédito corporativas.

La información tipo Nivel I ofrece detalles básicos, como las tarjetas débito: fecha de la compra, nombre del sitio donde se hizo y costo; entretanto, con la de Nivel II, se obtienen detalles del establecimiento, impuestos e intereses de la transacción y la clase de gasolina que se está adquiriendo, similar a las tarjetas de crédito. Con la de Nivel III se llega mucho más allá, pues ofrece la información del conductor y el vehículo, categoría y descripción del producto, lectura del cuentakilómetros y el costo por kilómetro.

Sin la información de Nivel III, la labor del Gerente de Flotas se hace mucho más dispendiosa en el sentido de que tiene que ocupar más recursos y tiempo para auditar el gasto. Además, al tener datos tan relevantes como la identificación del conductor puede establecer patrones de consumo y en el caso del costo por kilómetro, podrá tomar decisiones con respecto a los vehículos. También deben tenerse en cuenta los beneficios que se pueden conseguir a nivel de control de fraudes o mal uso del producto por el registro detallado de cada uno de los movimientos.

Más allá de los acuerdos que se realicen con las estaciones de servicio y el plan que se establezca con los operarios de la flota de vehículos, garantizar la existencia de una red que provea datos de nivel III, es lo verdaderamente esencial para lograr un control de gastos efectivo que genere ahorros y permita tomar decisiones para mejorar aún más a futuro.

Temas: Control de gastos, Consumo de combustible

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