Cómo enfrentar la realidad del teletrabajo. ¡Comuníquese mejor!

Sodexo Comunicaciones
18-oct-2016 10:23:10
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En el mundo de los negocios existe una relación de amor y odio con el teletrabajo, y es que esta práctica que cada día toma más fuerza dentro de las estructuras empresariales, tiene grandes seguidores como Amazon, Dell e IBM[1] o enemigos como Yahoo o Best Buy.

Básicamente lo que pasa en muchas organizaciones es que al ser resistentes al cambio, ven como una amenaza frente a la productividad, competitividad y cumplimiento de funciones, el hecho de que una persona esté trabajando desde casa o pueda por lo menos, tener un horario flexible.

De hecho, Juan Pablo Villegas, gerente general de Citrix (multinacional de tecnología) afirma que en Latinoamérica “tenemos la costumbre arraigada de relacionar productividad con horas de trabajo en la oficina, y no orientada al logro”. El problema está en que mientras tanto empleado como empleador no encuentren el potencial que trae esta modalidad para las empresas, haciendo de las TIC todo un mundo de oportunidades se seguirán desperdiciando estas iniciativas.

Según el Centro Nacional de Consultoría, en Colombia aumentó el número de
teletrabajadores de 31.553 en 2012 a 39.767 en 2014.

Póngase en el papel de los teletrabajadores

La comunicación. Las buenas tácticas son el centro para hacer todo un éxito el trabajar fuera de la oficina. Está en usted ponerse también en el papel de los empleados y asegurar que estén conectados, enganchados y se sientan valorados, asegurando así una realidad de trabajo eficiente, equitativa y comprometida aún lejos de las instalaciones empresariales. Por eso piense cómo va a involucrarlos en las decisiones y reconocer sus logros.

¿Cómo puede mantener activa la presencia de los teletrabajadores?

Aprópiese de nuevos canales de comunicación y, si es necesario, invierta en infraestructura para dotar a sus colaboradores de todos los equipos o alternativas de conectividad que necesiten para que cumplan con sus funciones.

La idea es generar ideas fáciles, rápidas y accesibles para mantener a todos en contacto. ¿Quiere comunicarse mejor con sus teletrabajadores? Queremos compartirle 5 consejos que creemos, son necesarios para crear un buen puente entre empleados y empleadores:

1.Correo electrónico:

Bien sea el email corporativo o personal, todos tienen un correo. Utilícelo al máximo, siendo claro, conciso y específico en las comunicaciones que haga llegar por este medio. Defina si necesita del empleado una respuesta el mismo día o si de él depende la toma de una decisión importante.


Tip:
use los campos de asunto, cuerpo, CC y hasta CCO para detallar qué es lo que se está necesitando y quienes son los implicados en la tarea.

2.Documentos compartidos:

Materiales, información o fotos, cualquier archivo se puede compartir a través de plataformas que ayudan a crear documentos - proyectos colaborativos. Google Drive, Dropbox, iCloud e incluso Evernote, son solo algunos de los espacios que podrá utilizar. Además si quiere contar con un espacio mucho más confidencial, puede usar VPN o redes privadas virtuales que lo ayudarán a guardar sus archivos de forma más segura.

Tip: defina cuál de todas las plataformas se acomoda más a sus necesidades y entregue todos los documentos que los teletrabajadores necesitan. Use carpetas y segmente bien a qué persona va a compartir X o Y archivo.

3.Videoconferencias:

A través de Google Hangout, Skype o Slack, se facilitan las colaboraciones inmediatas por parte de los compañeros, además se refuerzan las conversaciones en tiempo real. Esto permite solucionar y llegar a acuerdos automáticos, además de conocer las opiniones y aportes de cada persona. Estas herramientas de comunicación funcionan tanto para grupos grandes o discusiones entre compañeros.

Tip: a través de Skype puede usar la posibilidad de compartir pantalla, hablando en una realidad que no solo está sustentada en palabras sino en imágenes. 

4.Chats:

Nuevamente Slack y Skype entran al ruedo, junto al chat de Gmail e incluso los servicios de mensajería de las redes sociales. Todo esto para ayudar a resolver dudas o pequeños interrogantes que surjan. Estos sirven para conseguir a las personas en tiempo real y obtener respuestas al momento; además permiten crear chats grupales en donde muchos pueden interactuar acerca de proyectos y temas puntuales.

Tip: no use en exceso los chats, si tiene que entregar una información descriptiva, use el correo.

5.Reuniones:

No es lo mismo tener encuentros esporádicos que solucionen una tarea en específico, que agendar citas cada semana o mes para entregar retroalimentación del trabajo de la persona, comentar mejoras y sugerencias frente al trabajo que realice.

Tip: si puede, encuéntrese con sus teletrabajadores personalmente y hablen de sus contratos, salarios, fechas de entrega. Todo lo concerniente a sus realidades de trabajo.

Finalmente no solo los empleados se benefician, sino también las empresas ahorran dinero en equipos, costo de un sitio de trabajo, materiales y demás gastos que pueden utilizar para crear un buen Plan de Beneficios que abarque a todo el talento humano, incluyendo los teletrabajadores.

Ver más

[1]Work From Home In 2016: The Top 100 Companies For Remote Jobs. http://www.forbes.com/sites/laurashin/2016/01/27/work-from-home-in-2016-the-top-100-companies-for-remote-jobs/#5081dd2036f0

 

Temas: Beneficios, Talento Humano, Plan de beneficios, comunicación, empresa, tele trabajador

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